loader
bg-category
DR 133: Inbox Zero-A Simple Strategy to Conquer Your E-mail

Berkongsi Dengan Rakan-Rakan Anda

E-mel adalah kesakitan yang sebenar. Kebanyakan kita mempunyai banyak akaun e-mel. Kotak masuk dengan mudah boleh menimbun dengan sampah, sering mengakibatkan e-mel penting hilang atau dilupakan. Bagi ramai, peti masuk sifar bukanlah satu-satunya impian paip.

Ini memukul rumah saya baru-baru ini. Saya mempunyai empat akaun e-mel utama yang saya pantau. Satu untuk kerja, dua untuk laman web ini, dan satu adalah akaun peribadi. Apabila saya memulakan Dough Roller Money Podcast, saya memberikan e-mel saya dan menggalakkan pendengar untuk menulis dengan soalan atau komen. Berita baiknya ialah saya telah menerima beribu-ribu e-mel daripada orang ramai. Berita buruknya ialah saya telah menerima beribu-ribu e-mel daripada orang ramai.

Akaun e-mel Dough Roller utama saya tetap mempunyai 300 hingga 500 e-mel. Ia mengambil masa lebih dari sebulan untuk membalas e-mel. Ada sesuatu yang perlu dilakukan.

Saya meneliti kedua-dua strategi dan alat untuk membantu saya menguruskan peti masuk saya. Artikel ini dan podcast meliputi kedua-dua strategi yang saya dapati berkesan dan beberapa alat yang membantu saya di sepanjang jalan.

Masalah Dua-Bahagian

Menangani e-mel membentangkan masalah dua bahagian:

  1. Apa yang anda lakukan dengan beratus-ratus (atau beribu-ribu) e-mel yang ada di dalam peti masuk anda
  2. Sebaik sahaja anda masuk ke peti masuk Zero, bagaimana anda tinggal di sana

Masuk ke Zero Inbox

Terdapat peribahasa lama dalam industri perbankan yang berlaku seperti ini-Jika anda berhutang dengan bank $ 1 juta itu masalah anda; jika anda berhutang bank itu $ 1 bilion itu masalah bank itu. E-mel adalah cara yang sama.

Terdapat perbezaan yang besar antara berurusan dengan peti masuk dengan beberapa ratus e-mel berbanding satu dengan ribuan e-mel. Kami akan melihat kedua-dua situasi ini

Beratus-ratus E-mel: Inilah yang saya hadapi dengan e-mel Dough Roller saya. Saya dengan cepat menyimpulkan bahawa saya perlu melihat setiap e-mel, menanggapi banyak daripada mereka. Ia akan menjadi kerja keras, jadi saya mengambil pendekatan berikut:

  1. Bekerja dalam Peringkat: Sama seperti petua produktiviti saya untuk mereka yang bekerja di rumah, saya menangani e-mel saya dalam masa yang singkat. Saya akan mengetepikan 30 minit untuk bekerja di e-mel, bermula dengan mesej tertua dan bekerja ke hadapan.
  2. Berhenti melanggan: Saya berhenti berlangganan hampir setiap e-mel yang merupakan sebahagian daripada langganan. Saya mungkin menyimpan satu dalam sepuluh. Ia mengambil masa beberapa saat untuk berhenti melanggan, tetapi ia bermakna banyak e-mel yang kurang untuk ditangani pada masa akan datang.
  3. Padam: Menjawab e-mel memakan masa. Walaupun sesetengah e-mel memberi maklum balas, banyak yang tidak. Jika saya tidak perlu bertindak balas, saya tidak.

Proses mudah ini membawa saya dari beberapa ratus e-mel ke peti masuk sifar dalam masa seminggu.

Beribu-ribu E-mel: Bagi mereka yang mempunyai beribu-ribu (atau puluhan ribu) e-mel, pendekatan konvensional seperti ini mungkin tidak berfungsi. Untuk situasi ini, saya menggunakan pilihan nuklear:

  1. Arkib: Arahkan semua e-mel lebih dari dua minggu. Anda tentu saja boleh memilih cutoff yang berbeza, tetapi dua minggu telah bekerja untuk saya. Saya mengarkibkan e-mel dalam Gmail, tetapi anda juga boleh memindahkannya ke folder. Idea ini adalah untuk mengabaikan e-mel ini, tetapi boleh didapati melalui carian kata kunci.
  2. Mengkaji E-mel yang Sisa: Mengikuti pendekatan yang dijelaskan di atas, kerja melalui email yang tersisa.

Terdapat beberapa alat yang benar-benar boleh membantu tanpa mengira bagaimana peti masuk anda disumbat. Kami akan melihat mereka pada akhir artikel ini.

Menginap di Zero Inbox

Masuk ke sifar sifar hanya separuh pertempuran. Sebaik sahaja anda tiba, anda perlu tinggal di sana. Ini caranya:

  1. Pilih Masa: Berurusan dengan e-mel satu hingga tiga kali sehari. Berurusan dengan e-mel memerlukan masa. Memeriksa e-mel setiap 10 minit akan menjejaskan produktiviti anda. Apabila saya tidak menyemak e-mel saya semasa waktu yang ditetapkan, saya sering menutupnya untuk mengelakkan godaan.
  2. One Touch: Sentuh setiap e-mel hanya satu. "Menyentuh" ​​termasuk bacaan. Jika anda membacanya, berurusan dengannya.
  3. Berhenti melanggan: Terus berhenti melanggan e-mel yang anda tidak perlukan. Pertimbangkan alamat e-mel sampah yang anda jarang periksa untuk langganan dan pembelian dalam talian.
  4. Jadilah Fleksibel: Saya tidak selalu masuk ke peti masuk sifar setiap hari. Kadang-kadang saya akan menyimpan e-mel selama beberapa hari sebagai peringatan sesuatu yang penting.

Alat E-mel

  1. Gmail: Tanpa soalan perkhidmatan e-mel terbaik. Gmail mengendalikan spam dengan sangat baik dan, seperti yang akan kita lihat di bawah, terdapat banyak add-on pihak ketiga untuk meningkatkan fungsi Gmail.
  2. Unroll.me: Perkhidmatan hebat yang melakukan dua perkara- (1) membantu anda dengan mudah berhenti melanggan perkhidmatan e-mel; dan (2) mengambil e-mel langganan yang anda mahu dan gulung mereka setiap hari ke dalam e-mel tunggal.
  3. Permainan E-mel: Alat percuma ini adalah cara terbaik untuk bekerja melalui banyak e-mel. Ia kali kemajuan anda dan mari anda memproses e-mel kumpulan dalam kumpulan 100.
  4. Boomerang: Tambahan berbayar ini mempunyai beberapa ciri berguna termasuk keupayaan untuk menjadualkan e-mel yang akan dihantar kemudian dan menghantar e-mel keluar dari peti masuk anda dan memilikinya "bumerang" kembali dalam beberapa hari yang ditetapkan.
  5. Cari "Tambah Gmail": Dalam enjin carian kegemaran anda, tambahkan Gmail Add Ons. Anda akan mendapati beratus-ratus alat hebat yang dapat membantu anda menguruskan peti masuk anda dengan lebih baik.

Sumber tambahan

  • 15 Hacks Produktiviti Gmail
  • Top 7 Apps Kewangan dan Produktiviti untuk iPad
  • 5 Strategi Sederhana untuk Menghalang Produktif Bekerja dari Rumah (Bet anda tidak pernah memikirkan # 5)

Berkongsi Dengan Rakan-Rakan Anda

Komentar Anda: